Jak wygląda zmiana?
Proces zmiany biura rachunkowego jest stosunkowo prosty, pod warunkiem odpowiedniego przygotowania i zachowania kolejności poszczególnych działań. Choć przeniesienia rozliczeń można dokonać w dowolnym momencie roku podatkowego, najwygodniej jest przeprowadzić tę operację po zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) lub bezpośrednio na przełomie roku.
Cała procedura składa się z kilku kluczowych etapów:
- Wypowiedzenie dotychczasowej umowy
Pierwszym krokiem jest dokładne sprawdzenie zapisów w obecnej umowie pod kątem okresu wypowiedzenia (zwykle wynosi on od 1 do 3 miesięcy kalendarzowych) oraz ewentualnych kar umownych za jej rozwiązanie w trakcie roku. Wypowiedzenie należy sporządzić w formie pisemnej Istnieje także możliwość rozwiązania umowy za porozumieniem stron.
- Wybór nowego biura i podpisanie umowy
Nową umowę o świadczenie usług księgowych warto podpisać jeszcze w trakcie trwania okresu wypowiedzenia starej umowy, aby zachować ciągłość rozliczeń. Powinna ona wchodzić w życie dokładnie w dniu następującym po terminie rozwiązania poprzedniej współpracy.
- Odbiór i przekazanie dokumentacji księgowej
Po zakończeniu współpracy (lub tuż przed jej końcem) dotychczasowe biuro ma prawny obowiązek wydać Ci kompletną dokumentację, która jest Twoją własnością.
- Aktualizacja danych
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi zgłosić zmianę podmiotu prowadzącego księgowość w ciągu 7 dni od momentu wejścia w życie nowej umowy. Aktualizacji dokonuje się poprzez wniosek CEIDG-1, składany najwygodniej online na stronie biznes.gov.pl.
Spółki z KRS zgłaszają dane nowego biura oraz adres przechowywania ksiąg na formularzu NIP-8 do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od momentu zaistnienia zmiany.
- Kwestia pełnomocnictw w urzędach
Aby nowe biuro mogło w pełni Cię reprezentować i wysyłać deklaracje, konieczne jest uporządkowanie kwestii pełnomocnictw:
Odwołanie starych uprawnień: Należy oficjalnie odwołać pełnomocnictwo dla poprzedniego biura (np. składając formularz OPL-1, który unieważnia dotychczasowe pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania e-deklaracji). Sam fakt powołania nowego pełnomocnika nie unieważnia automatycznie poprzedniego.
Udzielenie nowych pełnomocnictw: Dla nowego biura należy złożyć nowe dokumenty umocowujące, m.in. UPL-1 (do podpisywania deklaracji drogą elektroniczną). Formularze UPL-1 i OPL-1 można złożyć w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego lub elektronicznie przez ePUAP bądź e-Urząd Skarbowy.
Jakie dokumenty?
Odbiór pełnej dokumentacji od dotychczasowego biura rachunkowego to kluczowy krok przy rozwiązywaniu umowy, ponieważ zapewnia ciągłość księgową Twojej firmy. Pamiętaj, że wszystkie dokumenty księgowe są Twoją własnością i stare biuro ma prawny obowiązek Ci je wydać. Cały proces przekazania powinien zostać zwieńczony podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego (odbioru), w którym potwierdzasz kompletność odbieranych materiałów.
Oto szczegółowa lista dokumentów, które musisz odebrać od starego biura rachunkowego:
1. Podstawowa dokumentacja księgowa i ewidencje
Księgi rachunkowe lub Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – wydruki (bądź pliki PDF zapewniające trwałość zapisu) z całego okresu, za który stare biuro odpowiadało. Jeśli prowadzisz pełną księgowość, księgi te muszą obejmować: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Warto zapytać o możliwość przekazania kompletnej kopii bazy danych programu finansowo-księgowego.
Ewidencje VAT – rejestry sprzedaży oraz zakupów.
Ewidencje pomocnicze – ewidencja środków trwałych, wyposażenia oraz ewidencja przebiegu pojazdu.
Polityka rachunkowości – dokumentacja opisująca przyjęte przez firmę zasady rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne oraz roczne sprawozdania finansowe.
2. Pliki JPK i deklaracje skarbowe
Pliki JPK_V7 (JPK VAT) wraz z potwierdzeniami ich wysłania (UPO) – choć historia samych deklaracji VAT, PIT i CIT jest dostępna w e-Urzędzie Skarbowym, to kompletnych plików XML JPK_V7 nie pobierzesz stamtąd jednym kliknięciem. Najlepiej odebrać je bezpośrednio od poprzedniego biura. Jeśli jednak napotkasz na opór ze strony księgowego, możesz odzyskać je bezpośrednio z urzędu skarbowego. Wystarczy złożyć oficjalny wniosek (papierowo lub elektronicznie, np. przez portal gov.pl)
Plik JPK_KR za wszystkie obsługiwane lata obrotowe – wygenerowanie tego pliku jest niezwykle ważne, ponieważ po utracie dostępu do systemu starego biura nie będziesz mieć już możliwości jego pobrania. Plik ten jest nie tylko wymagany na żądanie fiskusa, ale stanowi też doskonałe źródło danych dla nowego biura.
Dostęp do nowo wprowadzonych struktur JPK CIT i JPK PIT.
Deklaracje podatkowe (VAT, PIT, CIT) oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS wraz z potwierdzeniami ich prawidłowego złożenia.
3. Dokumentacja źródłowa i kalkulacje
Dowody księgowe – wszystkie faktury sprzedażowe, faktury kosztowe, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty podatków i ZUS oraz umowy z kontrahentami.
Kalkulacje podatkowe – pliki (np. w formacie Excel) lub wydruki kalkulacji przeprowadzanych poza systemem księgowym. Są one kluczowym dowodem wyjaśniającym, skąd wzięły się poszczególne kwoty w przesłanych deklaracjach.
4. Dokumentacja kadrowo-płacowa (jeśli zatrudniasz pracowników)
Dokumenty pracowników – umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, akta osobowe, listy płac, karty przychodów i ewidencje czasu pracy.
Zanim podpiszesz protokół odbioru, upewnij się, że niczego nie brakuje – ułatwi to nowemu księgowemu płynne wejście w rozliczenia Twojej firmy.
Kiedy można zmienić?
Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym momencie roku – przepisy podatkowe nie ograniczają tej decyzji wyłącznie do początku roku. Kluczowe jest jednak to, aby moment przejścia zsynchronizować z Twoją umową oraz cyklem rozliczeniowym firmy.
- Zmiana w trakcie roku (z miesiąca na miesiąc)
Jest w pełni możliwa i najwygodniej przeprowadzić ją na początku nowego miesiąca lub kwartału. Powinieneś jednak pamiętać o trzech ważnych zasadach:
Zakończenie okresu: Zmianę zaplanuj tak, aby nastąpiła po zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego, złożeniu właściwych deklaracji oraz uregulowaniu należnych za ten czas podatków. Dzięki temu nowe biuro będzie mogło płynnie kontynuować rozliczenia.
Proste działalności: Przeniesienie księgowości w środku roku sprawdza się najlepiej przy prostych firmach (np. jednoosobowych działalnościach rozliczanych na KPiR lub ryczałcie, bez pracowników). Cały proces trwa wtedy zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni.
Zapisy umowy: Przed złożeniem wypowiedzenia sprawdź w dotychczasowej umowie okres wypowiedzenia (najczęściej wynosi od 1 do 3 miesięcy) oraz ewentualne kary umowne za jej rozwiązanie w trakcie roku. Zawsze możesz też spróbować rozwiązać umowę za porozumieniem stron.
- Zmiana na przełomie roku (od 1 stycznia)
Przeniesienie ksiąg na przełomie roku to najbardziej logiczny, bezpieczny i korzystny moment – zarówno z perspektywy prawnej, jak i podatkowej. Jest to szczególnie zalecane dla firm o skomplikowanych rozliczeniach (np. zatrudniających pracowników lub obracających dużą ilością towarów od wielu dostawców). Dlaczego warto wybrać ten moment?
Jasna granica odpowiedzialności: Unikasz sporów o to, kto odpowiada za ewentualne błędy. Stare biuro odpowiada za poprawność rozliczeń do końca roku podatkowego, a nowe rozpoczyna pracę z czystą kartą od 1 stycznia.
Świeży start: Nowy rok rozpoczynasz z nową ewidencją, bilansem otwarcia i bez konieczności przenoszenia „bieżących” zapisów z trwającego roku. Zmniejsza to ryzyko, że nowe biuro „odziedziczy” błędy poprzednika.
Pliki JPK CIT i JPK PIT: Przeniesienie ksiąg w środku roku może być obecnie bardziej problematyczne ze względu na nowe obowiązki sprawozdawcze związane z tymi strukturami. Zmiana z dniem 1 stycznia eliminuje ten problem.
Ciągłość pełnomocnictw: Nowe pełnomocnictwa (np. UPL-1 do podpisywania deklaracji) możesz złożyć jeszcze przed początkiem roku, co pozwoli zachować pełną ciągłość rozliczeń z urzędem skarbowym.
Czy zmiana w środku roku jest możliwa?
Tak, zmiana biura rachunkowego w środku roku (w dowolnym momencie roku podatkowego) jest w pełni możliwa i prawnie dopuszczalna. Przepisy nie wprowadzają tu żadnych ograniczeń.
Jeśli jednak rozważasz przeniesienie rozliczeń w trakcie roku, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, aby proces przebiegł bezproblemowo:
Ustalenie momentu przejścia: Najwygodniej jest przeprowadzić zmianę z początkiem nowego miesiąca lub kwartału. Ważne jest, aby nastąpiło to po zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego, czyli po złożeniu deklaracji podatkowych i opłaceniu należnych za ten czas podatków. Ułatwi to nowemu księgowemu płynne wejście w Twoje rozliczenia.
Warunki umowy z obecnym biurem: Przed złożeniem wypowiedzenia dokładnie sprawdź zapisy w umowie. Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia (najczęściej wynosi on od 1 do 3 miesięcy kalendarzowych) oraz na to, czy nie grożą Ci kary umowne za rozwiązanie współpracy w trakcie roku.
Zachowanie ciągłości księgowej: Cały proces wymaga sprawnego przekazania kompletnej dokumentacji. Nowy księgowy musi otrzymać dotychczasową KPiR lub księgi rachunkowe oraz rejestry z trwającego roku, co wiąże się z koniecznością przeniesienia bieżących zapisów.
Wpływ nowych struktur JPK: Pamiętaj, że zmiana w trakcie roku może być nieco bardziej problematyczna ze względu na wdrożenie nowych obowiązków sprawozdawczych, takich jak pliki JPK CIT oraz JPK PIT.
Dlaczego niektórzy przedsiębiorcy wolą poczekać na koniec roku? Przeniesienie księgowości z dniem 1 stycznia pozwala rozpocząć nowy rok „na czysto” – bez konieczności migracji i wprowadzania bieżących zapisów z trwającego roku. Ponadto przy przejściu na przełomie roku granica odpowiedzialności za błędy jest jednoznaczna. Przy zmianie w środku roku łatwiej o spory i nieporozumienia dotyczące tego, które biuro ponosi odpowiedzialność za ewentualne pomyłki w danym okresie podatkowym. Dla bardziej skomplikowanych firm (np. zatrudniających wielu pracowników) koniec roku to organizacyjnie najbezpieczniejszy moment na zmianę.
Podsumowanie
-
Czy zmiana biura rachunkowego jest trudna?
Nie. Pomożemy Ci przejść przez cały proces i zadbamy o sprawne przekazanie dokumentacji. -
Czy mogę zmienić biuro w trakcie roku?
Tak. Zmiana jest możliwa w dowolnym momencie roku — wspólnie ustalimy najbezpieczniejszy termin. - Czy nowe biuro zajmie się formalnościami? Tak. Wskażemy Ci, jakie dokumenty i pełnomocnictwa są potrzebne, aby sprawnie rozpocząć współpracę.